Vennene mine og jeg hadde en uformell diskusjon om hvordan vi motivere oss selv for å få ting gjort, og en venninne av meg sa at hun setter opp Post-its med oppgaver og deretter jobber gjennom dem med visuelle påminnelser. Jeg hadde en følelse av at dette var en 'ting med et navn', og riktignok er det Kanban-metoden , en måte å holde oppgaver organisert på en visuelt tilfredsstillende måte.
Hva er Kanban-metoden?
Kanban er et japansk ord som betyr 'skilt'. Den ble brukt i Toyota-fabrikker for å holde styr på usolgte produkter og bruk av ulike materialer. Programvareselskaper tok i bruk metoden for å spore oppgaver, og ga arbeiderne valgmuligheter på kortene for de neste prosjektene.
Den grunnleggende ideen er at du bruker lapper, tegn eller klistrelapper for å organisere oppgaver. Du kan lage en pool av 'å gjøre'-oppgaver og dele den inn etter person, team, scene eller kategori (arbeid, medisinsk, renhold osv.). Deretter kan du flytte skiltet til et 'pågår'-sted eller ganske enkelt flytte skiltet til 'ferdig'-bunken når oppgaven er fullført.
Mange mennesker implementerer Kanban-metoden ved å bruke Post-its eller andre klistrelapper. Du kan fargekode, bruke klistrelapper av samme eller forskjellig størrelse, og bruke en faktisk tavle eller bare en tom vegg for å flytte oppgaver fra «å gjøre» til «pågår» til «ferdig». Noen mennesker har forskjellige oppgaver delt inn i ulike faser av et prosjekt, tildeler oppgaver til bestemte personer for å hjelpe balansere belastningen, eller holder dem i et basseng for et helt team. Du kan også bruke dem som enkeltperson for å hjelpe med produktiviteten.
Hvordan jeg prøvde Kanban-metoden
Uten å vite at det var «en ting», i de første dagene av pandemien, laget jeg en tavle i gangen min med forskjellige oppgaver. Jeg tegnet bilder på kortene og teipet dem med maskeringstape. Barna kunne ta et kort og vi gjorde aktiviteten (tegne, se en film, skrike ut i tomrommet). Det bidro til å fjerne 'tenkningen' fra de stressende og kaotiske tidlige dagene da det ikke fantes noen virtuell skole eller barnehage.
Vi forlot metoden sammen med vårt håp om å komme tilbake til det normale livet etter noen uker. Jeg har siden brukt Kanban-metoden, fortsatt uten å vite hva det var, i flere kapasiteter. I stedet for å gjøre det til aktiviteter for barna mine å gjøre når de kjeder seg (fordi den eneste oppgaven som er verdt å gjøre involverer skjermer), har jeg brukt den til gjøremål. Så, hvis de trenger å hjelpe til rundt i huset, sitter de ikke fast og lider gjennom å legge bort klesvask. De kan også organisere bokhyllen eller legge lekene sine i søppelkasser. (De hater dette, forresten, fordi det fortsatt er gjøremål.)
Jeg har også brukt Kanban-metoden som voksen. Når en forelder setter sammen pakker til skoleauksjonen, skriver en forelder gavekortbeløpet eller gjenstanden på en Post-it og fester den på et bord. Når vi setter sammen pakker, flytter vi Post-itsen rundt på veggene til vi har en god balanse av auksjonsgjenstander og det ikke er noe igjen på bordet.
hva betyr 777 -nummeret?
Siste tanker
Denne metoden fungerer fordi den hjelper til med å bryte ned store oppgaver som 'rengjøring av huset' til mindre handlinger som 'tømme oppvaskmaskinen' eller 'flytte tøyet til tørketrommelen.' Forståelig nok fungerer kanskje ikke dette systemet for alle, siden det kan være vanskelig å vite hva som er viktigst når alt er på en lapp. Det er derfor jeg foretrekker å ha oppgaver som alle har lik vekt, som barneaktiviteter eller auksjonsartikler. For ting med tidsfrister, som artikler, bruker jeg et regneark med forfallsdatoene i rekkefølge. Jeg opplever fortsatt at jeg jobber ute av drift mye av tiden, velger og velger hvilke prosjekter jeg vil gjøre først. Fordi jeg generelt overpresterer på arbeidsfrister, fungerer denne tilfeldige Kanban fint, men andre mennesker kan trenge et hierarki.
Mens metoden ble designet for å brukes med fysiske kort, har jeg implementert en lignende strategi med oppgaveadministrasjon i Google-kalenderen min, og det er flere oppgaveadministrasjonsapper med Kanban-programmer. Hvis noe må gjøres, gjør jeg det til en oppgave med eller uten deadline. Spoilervarsel: Oppgavene uten tidsfrister blir sjelden gjort i tide. Jeg vil huske å ringe legen hvis jeg har et helseproblem, men jeg er ikke nødvendigvis opptatt av å planlegge blodprøver hvis ingenting er galt. Men når jeg får krysset av elementet fra listen min, synes jeg det er ekstremt tilfredsstillende.
Arkivert i: Organisering
