I tjueårene skjønte jeg utsettelse fungerte ikke for mitt liv. Det stresset meg og hindret meg i å kjøre fremover. Jeg bestemte meg for å gjøre store endringer og identifisere hva som drev utsettelsene mine: Det var frykten for å mislykkes og perfeksjonismen som drev oppførselen min til å utsette ting. Jeg fortsatte å si til meg selv: 'Hvis jeg ikke starter, vil jeg unngå å mislykkes.'
Dette ordtaket fungerte til min skade fordi det var oppgaver jeg rett og slett måtte starte på forhånd. En av oppgavene som falt i den kategorien var å arkivere min skatt. Hvert år er skattedatoen den samme, så jeg hadde ingen unnskyldninger om en uventet frist. Den ene tingen som hjelper meg å inngi skatten min i tide (og noen år, til og med tidlig) til dags dato, er å bruke de fem trinnene som kalles Ivy Lee-metoden som James Clear skisserer i sin bok, 'Atomiske vaner.'
Du kan bruke femtrinnsmetoden til skatteforberedelser eller for enhver oppgave du har forsinket i flere uker. Her er hvordan jeg får hvert trinn til å fungere for meg.
Skriv ned de seks viktigste tingene du må oppnå i morgen.
jeg typisk lage min huskeliste om natten og brainstorm hva jeg må gjøre til neste dag. Å skrive ned gjøremål kvelden før hjelper meg å være oppmerksom på hva jeg legger på listen min og være realistisk med hensyn til hva jeg kan og ikke kan oppnå.
Når jeg lager listen min, noterer jeg en estimert tid for å fullføre hver oppgave i margen (jeg har en tendens til å overvurdere). Det presser meg til å være ærlig om mine tidsbegrensninger og oppmuntrer meg til å balansere noen tidkrevende oppgaver med raskere gjøremål.
Når det gjelder skattene mine, er et av de første trinnene jeg tar tak i å samle all dokumentasjonen jeg potensielt kan trenge for å fylle ut skjemaene på én gang. Noe av denne dokumentasjonen ligger på min datamaskin, mens annen relevant informasjon ligger i en mappe fordi den ble levert via post. Å samle dokumenter føles noen ganger som det lengste trinnet, men det betyr også at jeg har startet prosessen.
Prioriter disse oppgavene basert på sann viktighet.
Fordi jeg lager oppgavelisten min om natten, kan jeg reflektere over hvilke oppgaver som virkelig er viktige, i stedet for å ta en titt om morgenen tilfeldig. Jeg vet nøyaktig hvilke oppgaver som trenger min oppmerksomhet, så jeg bruker ikke for mye på å bestemme meg for hva jeg skal jobbe med først. Oppgaver som er basert på en ekstern deadline kan være ting jeg legger ned listen min først, mens andre mindre tidsriktige elementer kan oppta senere plasser.
Med skattene mine er den viktigste oppgaven først å samle dokumenter og deretter gå videre til de andre trinnene, noe som betyr å være sikker på at jeg har gjort rede for inntekten og fradragene mine. Det gir heller ikke mening å sette seg ned med delvis informasjon. Hvis det tar meg en uke eller mer å samle dokumentasjon, nøler jeg ikke med å sette det på påfølgende gjøremålslister. Det viktigste elementet er at jeg jobber mot sluttmålet (fullføre skattene mine) og hver eneste dag gjør jeg noe lite for å komme dit.
Konsentrer deg kun om den første oppgaven. Arbeid til den er ferdig før du går videre til den andre.
Noen ganger er jeg fristet til å gå forbi de to første oppgavene og konsentrere meg om mindre betimelige oppgaver eller gjøremål som virker lettere å gjennomføre - men det er fortsatt utsetter, bare innenfor rammen av en gjøremålsliste. Grunnen til at jeg har organisert listen i numerisk rekkefølge er fordi de tre øverste elementene er must-dos og sannsynligvis er betinget av en tidsfrist. Så for meg er det avgjørende å takle disse elementene først. Jeg har funnet ut at jeg er mer produktiv når jeg tar på meg hver oppgave i rekkefølge. Når jeg er ferdig med vanskeligere oppgaver, når jeg nærmer meg slutten av listen min, tar det mindre tid å gjøre gjøremålene i spor fem eller seks.
Å følge en trinn-for-steg-liste når du gjør skatt kan gjøre det lettere å komme i mål. Innhenting av dokumentasjon må komme først, å fylle ut skatteskjemaene vil sannsynligvis komme i andre rekke, og deretter avgjøre om du har rett til refusjon vil komme på slutten. Enten du fyller ut skatter selv, bruker et nettbasert program eller ansetter en CPA, vil tydelig liste over hvert trinn gjøre det enklere uansett tilnærming.
På slutten av dagen, flytt eventuelle uferdige elementer til en ny liste med seks oppgaver for neste dag.
Det har vært flere ganger at jeg har flyttet uferdige elementer til listen til neste dag. Noen dager dukker det opp uventede nødsituasjoner, som et punktert dekk, en arbeidsfrist eller et sykt barn, og jeg vet at jeg ikke kommer til visse ting på listen min.
Ideen om å flytte disse elementene til neste dag gir meg litt pusterom og en struktur for å takle de gjøremålene jeg ikke fullførte. Fordi jeg jobber innenfor denne rammen unngår jeg overveldelse og unødvendig frustrasjon.
Øv denne prosessen hver dag.
Med enhver ny tilnærming er praksis nøkkelen. Å prøve dette systemet kan være vanskelig i starten, men å være sikker på at du er konsekvent vil hjelpe med utsettelse, møte mål og presse ut den panikkfølelsen når du har ventet for lenge med å starte på et prosjekt, lite eller stort. I tillegg bør det hjelpe deg med å sende inn disse skattene i god tid.
